Ditjen Pajak (DJP) mengatur cara penyimpanan dokumen fisik milik wajib pajak yang digunakan dalam pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan. Ketentuan ini tercantum dalam Surat Edaran Dirjen Pajak Nomor SE-10/PJ/2026.

Yang dimaksud dokumen fisik dalam aturan tersebut adalah buku, catatan, dan/atau dokumen dalam bentuk hardcopy yang dipinjam untuk keperluan pemeriksaan atau penyelesaian keberatan. Selama berada di tangan DJP, dokumen tersebut perlu dijaga agar tetap utuh, rahasia, asli, dan tersedia saat dibutuhkan.

Pengaturan ini juga mencakup tempat penyimpanan serta pihak yang bertanggung jawab atas dokumen selama proses pemeriksaan berlangsung.

Ada 9 Ketentuan yang Perlu Diperhatikan

SE-10/PJ/2026 mengatur sejumlah ketentuan terkait dokumen fisik yang dipinjam dari wajib pajak. Aturannya mencakup hal-hal berikut:

1. Setiap unit kerja perlu menyediakan tempat penyimpanan.
   Tempat tersebut disediakan oleh unit kerja yang melaksanakan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan/atau penyelesaian keberatan.
2. Keamanan menjadi salah satu syarat tempat penyimpanan.
   Tempat penyimpanan harus cukup aman untuk mengurangi kemungkinan dokumen mengalami manipulasi, kerusakan, atau kehilangan. Aksesnya tidak dibuka untuk semua pegawai, melainkan hanya pegawai tertentu yang berwenang.
3. Dokumen yang sudah dipinjam ditempatkan di tempat tersebut.
   Ketentuan ini berlaku bagi dokumen yang dipinjam oleh pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, maupun tim peneliti.
4. Dokumen dapat dikeluarkan apabila sedang diperlukan.
   Pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti dapat mengambil dokumen dari tempat penyimpanan ketika dokumen tersebut diperlukan untuk menjalankan tugas.
5. Setelah selesai digunakan, dokumen harus disimpan kembali.
   Artinya, dokumen tidak dibiarkan berada di luar tempat penyimpanan ketika sudah tidak digunakan untuk kepentingan pekerjaan.
6. Tanggung jawab melekat sejak dokumen dipinjam.
   Pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti bertanggung jawab atas dokumen sejak diterima dari wajib pajak sampai dikembalikan.
7. Dokumen dari pihak lain juga termasuk.
   Dalam pemeriksaan bukti permulaan, tanggung jawab tersebut berlaku pula terhadap dokumen fisik yang dipinjam dari pihak lain.
8. Pergantian pemeriksa tidak menghapus tanggung jawab.
   Jika pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, atau tim peneliti berganti, pihak yang menggantikan akan mengambil alih tanggung jawab atas dokumen fisik tersebut.
9. Dokumen harus dikembalikan setelah kegiatan selesai.
   Dokumen milik wajib pajak dikembalikan segera setelah pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, atau penyelesaian keberatan selesai. Untuk pemeriksaan bukti permulaan, kewajiban ini juga berlaku atas dokumen milik pihak lain yang sebelumnya dipinjam.

Dengan demikian, pengaturan DJP tidak hanya berkaitan dengan tempat penyimpanan. SE-10/PJ/2026 juga menetapkan siapa yang dapat mengakses dokumen, kapan dokumen boleh digunakan, pihak yang bertanggung jawab, hingga waktu pengembaliannya.